Para estos archivos de naturaleza tan diferente, tiene dos posibilidades. O instalas un software de gestión de base de datos (un SGBD) como Access -atención: un programa como éste no es gratuito, ni tampoco barato (más de 200 euros para Access 2007), y además no es fácil de utilizar- o utilizas una planilla de cálculo en Microsoft Excel.
Excel es la aplicación de Microsoft diseñada para administrar hojas de cálculo. Posee, en efecto, numerosas funciones que te permitirán ingresar o modificar datos en una colección, extraer de esa suma cierta información (según una variedad de criterios diferentes), conseguir datos cifrados basados en la totalidad o una parte de la base de datos armada. Así, por ejemplo, en una base de datos con títulos de películas (este es el ejemplo que utilizaremos a lo largo de nuestra explicación), puedes, con algunos clics, encontrar fácilmente las comedias en las que aparece un actor en particular, las películas que dirigió un director específico antes de 1980, o todas las que duran menos de 90 minutos, todo esto de manera muy intuitiva y sin tener que aprender ningún lenguaje de programación.
Pero qué debes hacer para transformar una planilla de cálculo de Excel en una verdadera base de datos?
La respuesta es simple: nada. De hecho, toda lista de datos automáticamente está considerada como una base a condición de que respete algunas reglas simples de sentido común que iremos detallando a lo largo de estos artículos.
Partir desde cero
Después de haber analizado a las técnicas para ingresar, modificar y controlar los datos, veremos cómo crear pedidos de información simples y luego más complejos, utilizando las funciones de la planilla de cálculo. Detallaremos los cuadros cruzados dinámicos, esta función realmente mágica que resume los cálculos estadísticos más complejos a algunos movimientos delmouse.
Para ilustrar estas páginas, utilizaremos Microsoft Excel 2007, que aporta varias novedades con relación a las versiones precedentes. Para seguir y rehacer nuestras manipulaciones, no es necesario ser un experto en el manejo de hojas de cálculo: sólo hay que conocer las cuestiones básicas.
Algunos datos complementarios
-Los límites de una base de datos en Excel
Microsoft Excel no es un verdadero gestor de bases de datos. Si es perfectamente conveniente para bases de tamaño medio, presenta sin embargo algunos huecos que no te permitirán la gestión de bases abundantes y profesionales.
-Número de archivos limitados
Aunque teóricamente es posible ingresar datos en todas las líneas de una hoja de cálculo (más de un millón en Excel 2007!), sería poco razonable sobrepasar algunas decenas de millares de fichas (una ficha corresponde a una línea). De hecho, Microsoft Excel trabaja con memoria RAM, a diferencia de un verdadero software SGBD. Con el inconveniente más insignificante o el menor apagón todas tus modificaciones se perderán.
-Control de datos
Microsoft Excel te permite verificar los datos aportados por los usuarios. Pero este control es superficial. Un SGBD va mucho más lejos.
-Una sola tabla
Excel no está hecho para administrar bases de datos compuestas por demasiadas tablas (por ejemplo Clientes, Facturas, Existencias, Stock, Compras, Devolución). De hecho, podrás administrar parcialmente procedimientos pesados y complejos pero tu base de datos se volvería demasiado pesada.
